Od czego zacząć automatyzację i które procesy wybrać.

Automatyzacja pobiera z KSeF faktury przychodzące, zapisuje plik XML razem z wizualizacją PDF w repozytorium dokumentów i rozpoznaje dostawcę po numerze NIP. Na podstawie historii księgowań podpowiada konto kosztowe oraz miejsce powstawania kosztów i kieruje dokument do właściwej ścieżki akceptacji. Faktury bez jednoznacznego dopasowania trafiają na listę do decyzji księgowego, z podaną przyczyną.

Systemy:

KSeF, ERP/FK, obieg dokumentów

Częstotliwość:

kilka razy dziennie

Efekt:

Faktura trafia do obiegu tego samego dnia, bez ręcznego pobierania i rejestrowania.

Automatyzacja zestawia rejestr sprzedaży z potwierdzeniami UPO i wyłapuje dokumenty, które nie otrzymały numeru KSeF albo wróciły z komunikatem o odrzuceniu. Tam, gdzie przyczyną był błąd techniczny, ponawia wysyłkę; błędy merytoryczne kieruje do wystawcy wraz z treścią komunikatu. Dzień zamyka raportem zgodności rejestru z systemem.

Systemy:

KSeF, ERP

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Brak numeru KSeF przy fakturze wychodzi na jaw tego samego dnia, a nie przy kontroli.

Automatyzacja zestawia pozycje faktury zakupowej z zamówieniem i dokumentem przyjęcia PZ: porównuje indeks, ilość, cenę jednostkową i warunki dostawy. Pozycje zgodne w granicach ustalonej tolerancji kieruje do księgowania, a rozbieżne opisuje co do pozycji: cena inna niż w zamówieniu, ilość niezgodna z przyjęciem, faktura bez przyjęcia albo przyjęcie bez faktury. Sprawę kieruje do kupca odpowiedzialnego za zamówienie, a nie do wspólnej skrzynki.

Systemy:

ERP/FK, moduł zakupów, magazyn

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Faktury zgodne z zamówieniem i przyjęciem nie czekają w kolejce, a rozmowa dotyczy tylko rzeczywistych różnic.

Przy usługach, najmie, transporcie, licencjach i mediach nie powstaje dokument przyjęcia, więc automatyzacja zestawia fakturę wprost z zamówieniem lub umową: sprawdza stawkę, okres rozliczeniowy, liczbę godzin lub sztuk oraz to, czy wartość narastająco mieści się jeszcze w kwocie zamówienia. Potwierdzenie wykonania kieruje do osoby, która zamawiała, a faktury bez zamówienia zbiera na osobnej liście z kwotą i centrum kosztów.

Systemy:

ERP/FK, rejestr umów, obieg akceptacji

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Zakupy bez zamówienia i przekroczenia jego wartości widać przy fakturze, a nie przy zamknięciu roku.

Automatyzacja odczytuje wyciągi pobrane kanałem wymiany plików z bankiem i zgodnie z przyjętym kluczem dekretacji przypisuje płatności do faktur na podstawie numerów dokumentów, kwot oraz tytułów przelewów. Dopasowane pozycje oznacza w ERP jako rozliczone, a dla pozostałych generuje raport różnic z propozycją dopasowania, gdy kwota zgadza się tylko częściowo.

Systemy:

Kanał wymiany plików z bankiem, ERP/FK

Częstotliwość:

codziennie rano

Efekt:

Rozrachunki są aktualne od rana, a nie po kilku dniach ręcznego wiązania pozycji.

Automatyzacja pobiera listę zaległości, dzieli ją według progów przeterminowania i wysyła monity w tonie przypisanym do danego progu, od przypomnienia po ostateczne wezwanie do zapłaty. Pisma z ostatniego progu przygotowuje do akceptacji, zamiast wysyłać je samodzielnie. Zapisuje historię kontaktu przy kliencie, wstrzymuje wysyłkę tam, gdzie trwa uzgodniony harmonogram spłat, i przygotowuje dla działu finansowego listę spraw do decyzji.

Systemy:

ERP/FK, poczta

Częstotliwość:

codziennie lub tygodniowo

Efekt:

Monit wychodzi w dniu przekroczenia terminu, niezależnie od obłożenia zespołu.

Automatyzacja generuje zestawienia sald na wskazany dzień, wysyła je do kontrahentów z prośbą o potwierdzenie, odbiera odpowiedzi i odnotowuje w rejestrze pozycje potwierdzone, sporne oraz bez odzewu. Po ustalonym czasie wysyła przypomnienia, a rozbieżności zestawia w tabeli z różnicą kwotową dla księgowości.

Systemy:

ERP/FK, poczta

Częstotliwość:

kwartalnie i przed bilansem

Efekt:

Potwierdzenia sald przestają być akcją na kilka tygodni przed zamknięciem roku.

Automatyzacja pobiera z ERP listę faktur do zapłaty po terminie, grupuje je według właścicieli budżetów i powodów wstrzymania, po czym wysyła powiadomienia do osób odpowiedzialnych. Osobno wskazuje pozycje, przy których firma traci rabat za wcześniejszą płatność lub naraża się na odsetki.

Systemy:

ERP/FK, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Odsetki i utracone rabaty przestają być kosztem przypadkowym.

Automatyzacja odczytuje wyciągi transakcyjne, przypisuje operacje do użytkowników i centrów kosztowych, klasyfikuje wydatki według kategorii oraz zestawia je z dostarczonymi fakturami i paragonami. Do pracowników z brakującymi dokumentami wysyła imienne przypomnienia z listą konkretnych transakcji, a komplet przygotowuje do księgowania.

Systemy:

Zestawienia transakcji z banku, ERP, poczta

Częstotliwość:

miesięcznie

Efekt:

Zamknięcie miesiąca nie czeka na ostatnie paragony.

Automatyzacja sprawdza kompletność rozliczenia podróży, czyli bilety, noclegi, diety i kursy walut, porównuje pozycje z polityką podróży służbowych i wskazuje przekroczenia limitów. Przygotowuje dane do księgowania, a pracownikom z zaległymi rozliczeniami wysyła przypomnienia z listą otwartych wyjazdów.

Systemy:

System delegacji, ERP, tabele NBP

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Odstępstwa od polityki widać przy rozliczeniu, a nie dopiero przy audycie.

Automatyzacja zestawia plan kont ze znacznikami wymaganymi w strukturze księgi rachunkowej i wskazuje konta bez przypisanego znacznika oraz środki trwałe bez kompletu pól. Generuje plik próbny, sprawdza go walidatorem i przekazuje listę braków do uzupełnienia. Kontrolę powtarza co miesiąc, żeby braki nie kumulowały się do terminu zeznania.

Systemy:

FK/ERP, walidator Ministerstwa Finansów

Częstotliwość:

miesięcznie, wysyłka rocznie

Efekt:

Znaczniki i dane środków trwałych są gotowe przez cały rok, nie w marcu.

Automatyzacja przygotowuje dane z systemów źródłowych, loguje się do portali sprawozdawczych, wypełnia formularze i pobiera potwierdzenia złożenia, które archiwizuje przy sprawie. Prowadzi kalendarz obowiązków i przypomina o terminie z wyprzedzeniem, a po złożeniu odnotowuje sprawozdanie jako zamknięte.

Systemy:

Portale sprawozdawcze, ERP, repozytorium dokumentów

Częstotliwość:

miesięcznie, kwartalnie, rocznie

Efekt:

Terminów pilnuje kalendarz automatyzacji, nie pamięć jednej osoby w dziale.

Automatyzacja wykonuje powtarzalne kroki zamknięcia: uzgadnia konta rozrachunkowe z zestawieniami pomocniczymi, sprawdza kompletność dokumentów w obiegu, przygotowuje wyliczenia rezerw według przyjętych reguł do zatwierdzenia i publikuje status listy kontrolnej. Pozycje niezgodne zestawia z kwotą różnicy i wskazaniem, w którym systemie powstała.

Systemy:

ERP/FK, arkusze uzgodnieniowe, obieg dokumentów

Częstotliwość:

miesięcznie

Efekt:

Zespół pracuje nad różnicami, a nie nad ich wyszukiwaniem.

Automatyzacja odbiera potwierdzenia wystawione przez program płatnika oraz raporty cykliczne udostępniane przez instytucję, sprawdza statusy i zapisuje pliki w strukturze katalogów według okresu i rodzaju dokumentu. Komplet zestawia z listą złożonych deklaracji, a braki zgłasza do działu kadr z informacją, której deklaracji dotyczą.

Systemy:

Program płatnika, dysk sieciowy, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Komplet potwierdzeń jest gotowy na kontrolę bez odtwarzania historii.

Po decyzji kadrowej automatyzacja zakłada konta, składa wnioski o dostępy do systemów, generuje komplet dokumentów z szablonów, kompletuje teczkę w repozytorium i powiadamia działy, które przygotowują stanowisko, sprzęt i szkolenia. Przy odejściu odwraca kolejność i raportuje zamknięcie każdej pozycji listy kontrolnej.

Systemy:

System kadrowy, Active Directory, repozytorium dokumentów

Częstotliwość:

przy każdej zmianie kadrowej

Efekt:

Dostępy są gotowe na dzień wskazany przez kadry, a przy odejściu zamykane tego samego dnia.

Automatyzacja porównuje grafiki, rejestrację czasu pracy i dane przekazywane do listy płac, wychwytuje rozbieżności w nadgodzinach, dodatkach i absencjach, a zestawienie przekazuje do wyjaśnienia. Po zatwierdzeniu wgrywa komplet danych do systemu kadrowo-płacowego przed naliczeniem; same naliczenia pozostają w systemie płacowym.

Systemy:

RCP, system kadrowo-płacowy, arkusze grafików

Częstotliwość:

miesięcznie, przed naliczeniem

Efekt:

Korekty wynagrodzeń po naliczeniu stają się wyjątkiem.

Automatyzacja sprawdza w systemie kadrowym, komu kończą się badania okresowe lub kontrolne, uzupełnia szablon skierowania danymi pracownika i czynnikami środowiskowymi ze stanowiska, po czym wysyła dokument do pracownika i przełożonego. Po ustalonym czasie przypomina, a przy braku realizacji przed upływem terminu eskaluje sprawę.

Systemy:

System kadrowy, szablony dokumentów, poczta

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Kończący się termin badań jest znany z wyprzedzeniem, a nie w dniu, w którym pracownik nie może podjąć pracy.

Automatyzacja odczytuje zgłoszenia z formularzy i poczty, zakłada wpis w rejestrze, powiadamia służbę BHP oraz przełożonych i pilnuje terminów na sporządzenie dokumentacji powypadkowej. Miesięcznie przygotowuje zestawienie zdarzeń w podziale na lokalizacje, przyczyny i skutki.

Systemy:

Formularze zgłoszeń, rejestr BHP, poczta

Częstotliwość:

na bieżąco, raport miesięczny

Efekt:

Powtarzalne przyczyny zdarzeń widać w zestawieniu, a nie dopiero po kolejnym wypadku.

Automatyzacja prowadzi rejestr ważności szkoleń i uprawnień, z wyprzedzeniem informuje pracownika, przełożonego i dział szkoleń, kompletuje zapisy na terminy u zewnętrznych ośrodków i archiwizuje zaświadczenia. Przygotowuje też listę osób, które bez odnowienia uprawnień nie mogą być przypisane do zadania.

Systemy:

System kadrowy, portale ośrodków szkoleniowych, poczta

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Planowanie obsad przestaje zderzać się z wygasłym uprawnieniem.

Automatyzacja odbiera dane o nowych zwolnieniach z kanału udostępnionego płatnikowi, zakłada nieobecność w systemie kadrowym, aktualizuje grafik i powiadamia przełożonego o okresie absencji. Wskazuje przypadki wymagające decyzji, na przykład zwolnienia nachodzące na zaplanowany urlop.

Systemy:

Dane e-ZLA po stronie płatnika, system kadrowy, grafiki

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Grafik odzwierciedla rzeczywistą obsadę tego samego dnia.

Automatyzacja wychwytuje osoby, którym upływa termin automatycznego zapisu, przygotowuje zgłoszenia, rejestruje złożone rezygnacje i generuje miesięczne pliki składek dla instytucji finansowej. Po wysyłce odbiera potwierdzenia i uzgadnia kwoty z listą płac.

Systemy:

System kadrowo-płacowy, portal instytucji finansowej

Częstotliwość:

miesięcznie

Efekt:

Terminy zapisu i pliki składkowe przestają być pracą ręczną co miesiąc.

Automatyzacja podpina faktury do nowych i istniejących środków trwałych, przygotowuje grupowe dodawanie składników z arkusza oraz przenosi środki trwałe w budowie do ewidencji docelowej po zakończeniu inwestycji. Każdą operację potwierdza raportem kontrolnym z listą utworzonych numerów inwentarzowych.

Systemy:

ERP, moduł środków trwałych, arkusze

Częstotliwość:

miesięcznie

Efekt:

Amortyzacja startuje w miesiącu przyjęcia, bez opóźnień w ewidencji.

Na podstawie zatwierdzonych zleceń automatyzacja przeprowadza zwiększenia wartości, zmiany stawek amortyzacji, stawek podatkowych i miejsc powstawania kosztów, wykonując je pozycja po pozycji z zapisem w logu. Wynik potwierdza raportem porównującym stan przed i po zmianie.

Systemy:

ERP, moduł środków trwałych

Częstotliwość:

przy zmianach i na koniec roku

Efekt:

Zmiana na kilkuset pozycjach zajmuje jeden wieczór, nie tydzień pracy zespołu.

Automatyzacja porównuje arkusze spisowe z ewidencją w ERP, wskazuje składniki nieodnalezione, nadwyżki i pozycje w niewłaściwej lokalizacji, po czym przygotowuje protokoły rozbieżności do zatwierdzenia. Pilnuje również harmonogramu spisów w poszczególnych lokalizacjach.

Systemy:

ERP, arkusze spisowe, czytniki kodów

Częstotliwość:

rocznie, rotacyjnie w ciągu roku

Efekt:

Protokół rozbieżności powstaje w dniu spisu, nie tygodnie później.

Automatyzacja monitoruje terminy przeglądów technicznych, ubezpieczeń i badań, wysyła przypomnienia do użytkowników pojazdów i archiwizuje protokoły. Równolegle loguje się na portale dostawców paliw, pobiera zestawienia transakcji, przypisuje je do pojazdów i centrów kosztowych oraz przygotowuje dane do księgowania.

Systemy:

Ewidencja floty, portale dostawców paliw, ERP

Częstotliwość:

tygodniowo i miesięcznie

Efekt:

Termin przeglądu i polisy jest znany z wyprzedzeniem, a nie w dniu kontroli drogowej.

Automatyzacja zbiera zapotrzebowania z formularzy i poczty, uzupełnia je o dane budżetowe i historię cen tego samego indeksu, kieruje do akceptacji według limitów kwotowych, a po zatwierdzeniu tworzy zamówienie w ERP i wysyła je do dostawcy. Pilnuje potwierdzeń terminu realizacji i monituje przy ich braku.

Systemy:

ERP, obieg akceptacji, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Zamówienie wychodzi tego samego dnia, a historia cen jest pod ręką przy akceptacji.

Automatyzacja śledzi publikowane indeksy branżowe, notowania surowców i energii oraz stawki frachtu, a w portalach dostawców, z których firma korzysta, sprawdza dostępność i deklarowane terminy realizacji kluczowych indeksów. Zestawia to z własnymi kosztami, stanem zapasu i poziomem przyjętym w budżecie, wylicza odchylenie i pokazuje, co zmieniło się od poprzedniego przebiegu. Zakupy dostają sygnał przy przekroczeniu progu, a planowanie listę pozycji, przy których termin dostawy wydłużył się na tyle, że zamówienie trzeba złożyć wcześniej.

Systemy:

Publikowane indeksy i notowania, portale dostawców firmy, ERP

Częstotliwość:

codziennie lub tygodniowo

Efekt:

Wzrost indeksu albo wydłużony termin dostawy widać w dniu publikacji, a nie przy kolejnym zamówieniu.

Automatyzacja buduje listę pozycji oczekiwanych w danym okresie na podstawie umów, zamówień i kalendarza rozliczeń, po czym zestawia ją z tym, co faktycznie wpłynęło: raportami z wykonania, kartami czasu pracy, protokołami odbioru, oświadczeniami i polisami. Przypomnienie dostaje wyłącznie ten pracownik lub podwykonawca, u którego czegoś brakuje, z wymienioną pozycją i terminem, a po kolejnym przebiegu bez reakcji sprawa trafia do właściciela umowy. Braki, od których zależy płatność, zestawia osobno przed zwolnieniem paczki przelewów.

Systemy:

Rejestr umów i zamówień, repozytorium dokumentów, poczta

Częstotliwość:

tygodniowo i przed zamknięciem okresu

Efekt:

Przypomnienie trafia tylko tam, gdzie rzeczywiście czegoś brakuje, więc przestaje być zbiorczym mailem do wszystkich.

Automatyzacja odczytuje potwierdzenia zamówień przychodzące pocztą i z portali dostawców, zestawia je z zamówieniem w ERP i wskazuje różnice w cenie, ilości oraz dacie realizacji. Potwierdzenia zgodne odnotowuje przy zamówieniu, rozbieżne kieruje do kupca z zaznaczoną pozycją, a zamówienia bez potwierdzenia po ustalonym czasie monituje u dostawcy.

Systemy:

ERP, poczta, portale dostawców

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Przesunięty termin dostawy widać w dniu potwierdzenia, a nie w dniu, w którym towar nie przyjechał.

Automatyzacja pobiera z ERP listę przesyłek bez potwierdzenia dostawy, loguje się do portali przewoźników, wyszukuje przesyłki po numerach dokumentów wydania i pobiera pliki potwierdzeń. Zapisuje je w strukturze katalogów powiązanej z dokumentem sprzedaży, a przesyłki bez potwierdzenia po ustalonym czasie zgłasza do reklamacji.

Systemy:

ERP, portale przewoźników, repozytorium

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Potwierdzenie dostawy jest pod ręką, gdy klient kwestionuje fakturę.

Automatyzacja łączy dokument wydania z numerem listu przewozowego nadanym u przewoźnika, dopisuje go do dokumentu sprzedaży, a po dostawie dokłada potwierdzenie odbioru. Wysyłki z niekompletnym zestawem zbiera na liście z podaną przyczyną: wydanie bez nadania, przesyłka nadana bez wydania z magazynu albo brak potwierdzenia po upływie deklarowanego czasu dostawy.

Systemy:

ERP, portale przewoźników, repozytorium

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Komplet dokumentów do reklamacji i do kontroli jest zebrany przy wysyłce, a nie odtwarzany po miesiącach.

Automatyzacja pobiera z ERP listę zaplanowanych wysyłek i wysyła do klientów wiadomości z terminem, przewoźnikiem i numerem listu przewozowego, dobierając szablon i język do odbiorcy. Potwierdzenia wysyłki archiwizuje przy dokumencie, a błędne adresy zgłasza do poprawy w kartotece.

Systemy:

ERP, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Klient zna termin i numer listu przewozowego, zanim zadzwoni z pytaniem o dostawę.

Automatyzacja cyklicznie sprawdza statusy przesyłek u przewoźników, wyłapuje zatrzymania, zwroty i przekroczenia deklarowanego czasu dostawy oraz zakłada zgłoszenia reklamacyjne wraz z kompletem dokumentów. Prowadzi rejestr spraw i pilnuje terminów odpowiedzi przewoźnika.

Systemy:

Portale przewoźników, ERP, rejestr reklamacji

Częstotliwość:

kilka razy dziennie

Efekt:

Reklamacja trafia do przewoźnika w terminie umownym, nie po jego upływie.

Automatyzacja rozbija fakturę przewoźnika na pozycje, dopasowuje je do konkretnych przesyłek po numerach listów przewozowych i porównuje stawkę z obowiązującym cennikiem oraz z zadeklarowaną wagą i liczbą palet. Pozycje zgodne przygotowuje do księgowania, a dopłaty paliwowe, korekty wagi i opłaty dodatkowe bez pokrycia w cenniku zestawia w reklamacji do przewoźnika.

Systemy:

ERP, cennik przewoźnika, portale przewoźników

Częstotliwość:

przy każdej fakturze, rozliczenie miesięczne

Efekt:

Opłaty dodatkowe są sprawdzane co do przesyłki, a nie akceptowane ryczałtem.

Automatyzacja zakłada zgłoszenia przewozu na podstawie danych z dokumentów wydania, uzupełnia numery rejestracyjne i dane przewoźnika, pobiera klucze zgłoszeń i przekazuje je kierowcom oraz odbiorcom. Monitoruje zgłoszenia niezamknięte i przypomina o ich uzupełnieniu przed upływem terminu.

Systemy:

PUESC, ERP, poczta

Częstotliwość:

przy każdym przewozie

Efekt:

Zgłoszenie jest kompletne przed wyjazdem pojazdu z zakładu.

Automatyzacja pobiera dane o kosztach i stanach z systemów źródłowych, zestawia je z planem i normami, wylicza odchylenia i przygotowuje raport dla controllingu oraz logistyki. Wyróżnia pozycje wymagające decyzji: zapasy zalegające ponad ustalony próg, braki poniżej minimum i przekroczenia budżetów.

Systemy:

ERP, system magazynowy, hurtownia danych

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Zalegający zapas widać, gdy jeszcze da się go sprzedać.

Automatyzacja loguje się do portali awizacyjnych odbiorców, rezerwuje okna czasowe zgodnie z planem wysyłek, uzupełnia dane pojazdu i palet oraz pobiera potwierdzenia rezerwacji. Zmiany terminów po stronie odbiorcy odnotowuje w planie i informuje transport.

Systemy:

Portale awizacyjne, ERP, plan transportu

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Okna czasowe są rezerwowane od razu po zaplanowaniu wysyłki.

Automatyzacja monitoruje skrzynkę zamówień, odczytuje dokumenty w formacie PDF, arkuszu lub w treści wiadomości i rozpoznaje indeksy, ilości oraz warunki dostawy. Sprawdza kompletność i zgodność z cennikiem, przygotowuje plik do importu, a zamówienia z brakami odsyła do handlowca z zaznaczoną pozycją do wyjaśnienia.

Systemy:

Poczta, ERP, cennik

Częstotliwość:

na bieżąco

Efekt:

Zamówienie jest w systemie w kilkanaście minut, także poza godzinami pracy.

Automatyzacja uruchamia raporty w ERP i systemie analitycznym, pobiera pliki, łączy je z danymi z arkuszy i portali klientów, a następnie rozsyła zestawienia do handlowców i zarządu w ustalonym formacie. Sprawdza kompletność danych i sygnalizuje, gdy któreś źródło nie zostało zaktualizowane.

Systemy:

ERP, system analityczny, arkusze, poczta

Częstotliwość:

codziennie i miesięcznie

Efekt:

Raport jest na biurku przed poranną odprawą, zawsze w tym samym układzie.

Automatyzacja wczytuje cenniki dostawców w różnych formatach, przelicza je według przyjętych narzutów i kursów, porównuje z obowiązującymi cenami i przygotowuje listę zmian do akceptacji. Po zatwierdzeniu aktualizuje cennik w ERP oraz publikuje wersję dla handlowców, zachowując historię zmian.

Systemy:

Arkusze dostawców, ERP, repozytorium

Częstotliwość:

miesięcznie lub przy zmianach

Efekt:

Handlowcy sprzedają po aktualnych cenach, a zmiany mają udokumentowaną historię.

Automatyzacja odbiera zapytania z formularza, poczty i portali branżowych, zakłada sprawę w systemie sprzedaży, rozpoznaje klienta w bazie i przypisuje opiekuna według regionu lub branży. Wysyła potwierdzenie przyjęcia zapytania, a sprawy bez reakcji w ustalonym czasie eskaluje do kierownika.

Systemy:

Formularz, poczta, system sprzedaży

Częstotliwość:

na bieżąco

Efekt:

Każde zapytanie ma opiekuna i godzinę wpływu, także gdy trafi poza godzinami pracy.

Dla wskazanej listy firm automatyzacja sięga do jawnych źródeł: rejestrów przedsiębiorców, repozytorium sprawozdań finansowych, ogłoszeń gospodarczych i portali przetargowych. Uzupełnia kartotekę o formę prawną, kody działalności, powiązania osobowe oraz wybrane pozycje z ostatnich sprawozdań, a zmiany od poprzedniego przebiegu zestawia osobno. Dane zasilają listę prospectów w CRM i ocenę limitu kupieckiego.

Systemy:

Rejestry przedsiębiorców, repozytorium sprawozdań, portale przetargowe, CRM

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Handel i finanse pracują na tych samych, aktualnych danych o firmie, bez ręcznego przeglądania rejestrów.

Automatyzacja loguje się do portali dostawczych kluczowych odbiorców, pobiera nowe zamówienia, harmonogramy i prognozy zapotrzebowania, przekształca je do formatu ERP i wczytuje. Zmiany w istniejących zamówieniach zestawia jako listę różnic dla planowania produkcji.

Systemy:

Portale odbiorców, ERP

Częstotliwość:

kilka razy dziennie

Efekt:

Planowanie pracuje na aktualnym zapotrzebowaniu, bez ręcznego przepisywania.

Na podstawie zdarzeń kadrowych automatyzacja zakłada, modyfikuje i blokuje konta w katalogu domenowym, poczcie, dostępie zdalnym i aplikacjach biznesowych, dokumentując każdą operację. Cyklicznie porównuje listę aktywnych kont ze stanem zatrudnienia i zgłasza konta bez właściciela.

Systemy:

System kadrowy, Active Directory, aplikacje biznesowe

Częstotliwość:

na bieżąco, przegląd miesięczny

Efekt:

Po odejściu pracownika nie zostają czynne dostępy, co audyt sprawdza w pierwszej kolejności.

Automatyzacja monitoruje kolejki wymiany danych, wykrywa dokumenty zatrzymane w interfejsach i tam, gdzie przyczyną jest błąd przejściowy, bezpiecznie ponawia przetwarzanie. Pozostałe przypadki zgłasza właściwemu zespołowi z opisem błędu i identyfikatorem dokumentu, a powtarzające się przyczyny zestawia w raporcie tygodniowym.

Systemy:

Szyna integracyjna, ERP, systemy dziedzinowe

Częstotliwość:

co godzinę

Efekt:

Zator w interfejsie wychodzi na jaw w godzinę, a nie przy zamknięciu miesiąca.

Automatyzacja przechodzi kluczowe scenariusze biznesowe w środowisku testowym po każdej aktualizacji, porównuje wyniki z oczekiwanymi i raportuje odchylenia wraz ze zrzutami ekranu z miejsca błędu. Zestaw scenariuszy rośnie wraz z wykrytymi usterkami, więc każdy naprawiony błąd jest pilnowany na stałe.

Systemy:

Środowisko testowe ERP, Testto QA

Częstotliwość:

po każdej aktualizacji

Efekt:

Aktualizacja systemu przestaje być decyzją podejmowaną w ciemno.

Automatyzacja sprawdza daty ważności certyfikatów TLS, podpisów elektronicznych, domen i licencji oprogramowania, z wyprzedzeniem powiadamia właścicieli i zakłada zadanie odnowienia. Prowadzi jedną listę zobowiązań z datami, kosztem i osobą odpowiedzialną.

Systemy:

Rejestr zasobów, system zgłoszeń, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Wygasły certyfikat przestaje być powodem awarii w piątek wieczorem.

Automatyzacja odbiera przesyłki interfejsem skrzynki do doręczeń elektronicznych, pobiera dowody otrzymania, rozpoznaje nadawcę i rodzaj sprawy, po czym zakłada wpis w rejestrze korespondencji i kieruje dokument do właściwej komórki. Pilnuje terminów na odpowiedź, licząc je od daty doręczenia, i przypomina o zbliżającym się upływie.

Systemy:

Interfejs skrzynki e-Doręczeń, repozytorium dokumentów, poczta

Częstotliwość:

codziennie

Efekt:

Termin liczony od doręczenia jest pilnowany od pierwszego dnia, a pismo trafia od razu do właściwej osoby.

Automatyzacja odbiera żądanie z formularza lub poczty, zakłada sprawę z terminem liczonym od dnia wpływu i wyszukuje osobę w systemach wskazanych w rejestrze czynności przetwarzania: kadrowym, sprzedażowym, obsłudze zgłoszeń i repozytorium dokumentów. Zestawia miejsca, w których dane występują, wraz z podstawą przetwarzania i okresem retencji, a przy żądaniu usunięcia przygotowuje listę pozycji do zamknięcia oraz osobno te, których usunąć nie wolno. Odpowiedź powstaje z szablonu, a wykonanie następuje po zatwierdzeniu przez osobę odpowiedzialną za ochronę danych.

Systemy:

Formularz i poczta, rejestr czynności przetwarzania, systemy dziedzinowe

Częstotliwość:

przy każdym żądaniu

Efekt:

Termin na odpowiedź biegnie od pierwszego dnia, a lista miejsc z danymi nie powstaje z pamięci.

Automatyzacja składa comiesięczne i kwartalne pakiety raportowe z gotowych źródeł, formatuje je według szablonu, uzupełnia komentarze z poprzedniego okresu jako punkt odniesienia i dystrybuuje do adresatów. Komplet archiwizuje w repozytorium z datą i wersją.

Systemy:

ERP, systemy dziedzinowe, repozytorium, poczta

Częstotliwość:

miesięcznie i kwartalnie

Efekt:

Pakiet jest gotowy tego samego dnia roboczego każdego miesiąca.

Automatyzacja wystawia karty przekazania odpadów na podstawie zleceń odbioru, potwierdza transporty, uzupełnia ewidencję o rzeczywiste masy z kwitów wagowych i pilnuje, by żadna karta nie pozostała w stanie otwartym. Przed terminem sprawozdania rocznego zestawia dane w układzie wymaganym w formularzu.

Systemy:

BDO, system wagowy, ERP

Częstotliwość:

przy każdym odbiorze

Efekt:

Ewidencja zgadza się z kwitami wagowymi przez cały rok.

Automatyzacja odczytuje dane o zużyciu paliw i energii z faktur oraz ewidencji, konsoliduje je według źródeł emisji, wylicza wielkości do raportu i uzupełnia formularze w systemach sprawozdawczych. Archiwizuje potwierdzenia i prowadzi kalendarz terminów z wyprzedzeniem informującym o zbliżającym się obowiązku.

Systemy:

Systemy sprawozdawcze, ERP, repozytorium

Częstotliwość:

rocznie, dane zbierane miesięcznie

Efekt:

Dane do raportu są zbierane przez cały rok, a nie odtwarzane w lutym.

Automatyzacja cyklicznie sprawdza kontrahentów z listy kluczowych odbiorców w rejestrach upadłości i restrukturyzacji oraz w ogłoszeniach sądowych i gospodarczych, a zmiany zgłasza do działu finansowego wraz z aktualną kwotą ekspozycji. Dla nowych klientów uruchamia sprawdzenie przed przyznaniem limitu kupieckiego.

Systemy:

Rejestry sądowe, ERP, poczta

Częstotliwość:

tygodniowo

Efekt:

Informacja o kłopotach kontrahenta dociera przed kolejną wysyłką na kredyt kupiecki.