Działy finansowo-księgowe od dawna stanowią serce każdej organizacji odpowiadając za:
precyzyjne prowadzenie ksiąg rachunkowych,
rozliczanie faktur,
wyciągów bankowych,
czy też
nadzór nad terminowością transakcji.
Jednak, wraz z rosnącą liczbą danych do przetworzenia oraz dynamicznymi zmianami legislacyjnymi, wyzwania, jakim muszą sprostać te zespoły, nieustannie rosną.
W odpowiedzi na te trudności firmy coraz częściej sięgają po narzędzia automatyzacji, takie jak Robotic Process Automation (RPA), które rewolucjonizują sposób codziennej pracy firm z różnych branż. Automatyzacja procesów biznesowych stała się codziennością w wielu dziedzinach operacyjnych i back-office'owych, ale w dziale księgowości budziła zawsze wiele obaw – przecież to serce organizacji zajmujące się kwestiami finansowymi. Zauważono jednak, że to właśnie tutaj, wśród tych rutynowych, powtarzalnych operacji, robotyzacja może przynieść największe korzyści.
Kilka słów o codzienności
Jednym z kluczowych aspektów pracy działów finansowo-księgowych jest konieczność przestrzegania ścisłych norm i standardów, co stanowi idealne pole do zastosowania automatyzacji. Procesy te są często ustandaryzowane i podlegają rygorystycznym wymaganiom prawno-finansowym. Wprowadzając roboty do tych procesów, organizacje mogą zapewnić sobie nie tylko większą dokładność i precyzję, ale także przyspieszyć ich realizację, co jest kluczowe w kontekście zapewnienia ciągłości biznesowej.
Pandemia oraz zmiany w przepisach legislacyjnych jeszcze bardziej podkreśliły potrzebę efektywnego wykorzystania potencjału automatyzacji w działach finansowych. Wyzwania związane z utrzymaniem ciągłości biznesowej w środowisku pracy hybrydowej wymagają nowych rozwiązań, które umożliwią płynny przepływ informacji i szybką reakcję na zmieniające się warunki rynkowe.
Wraz z dynamicznymi zmianami legislacyjnymi, działy finansowo-księgowe muszą często dostosowywać się do nowych wymagań w krótkim czasie, co może być czasochłonne i obarczone ryzykiem popełnienia błędów. Wprowadzając roboty do tych procesów, organizacje mogą szybko i efektywnie przystosować się do zmian, minimalizując ryzyko błędów oraz zapewniając terminowość realizacji zadań.
Robotyzacja procesów finansowo-księgowych
1. Fakturowanie
Roboty software mogą automatyzować proces przetwarzania faktur korzystając z zaawansowanych algorytmów i technologii, które potrafią rozpoznawać i przetwarzać dane. Proces rozpoczyna się od zeskanowania dokumentu elektronicznego lub papierowego. Następnie robot wykorzystuje technologię OCR (optyczne rozpoznawanie znaków) do odczytywania ważnych informacji, takich jak numer faktury, kwota, data i dane kontrahenta. Robot automatycznie wprowadza te dane do systemu księgowego lub innego narzędzia do zarządzania dokumentami, eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania danych i minimalizując ryzyko wystąpienia błędu ludzkiego. Dzięki automatyzacji procesu obiegu faktur, firmy mogą osiągnąć większą efektywność operacyjną, skrócić czas potrzebny na przetwarzanie dokumentów oraz zoptymalizować wykorzystanie zasobów ludzkich.
2. Obsługa wyciągów bankowych
Robotyzacja procesów biznesowych rewolucjonizuje również sposób, w jaki firmy przetwarzają wyciągi bankowe, które dotychczas pracownicy musieli ręcznie przetwarzać w dużych ilościach. Jednak dzięki robotom automatyzującym te procesy możliwe jest szybsze, dokładniejsze i efektywniejsze przetwarzanie wyciągów bankowych. Roboty mogą automatycznie identyfikować, klasyfikować i wprowadzać transakcje do systemów księgowych bez interwencji człowieka.
3. Generowanie raportów finansowych
Przygotowanie zestawień i raportów finansowych może okazać się czasochłonne, gdy dane księgowe przechowywane są w różnych systemach i plikach. Poddając to zadanie robotyzacji firmy mogą uzyskać szansę na automatyczne generowanie zestawień finansowych. Dodatkowo, dzięki bezbłędnej pracy robotów software ostateczne pliki będą wolne od pomyłek. Zautomatyzowany proces generowania raportów pozwala pracownikom skupić się na bardziej wartościowych zadaniach, takich jak analiza danych i podejmowanie strategicznych decyzji.
4. Zarządzanie płatnościami i windykacja
Zarządzanie płatnościami i procesami windykacyjnymi może być skomplikowane i czasochłonne, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw, które obsługują duże ilości transakcji. Zastosowanie RPA pozwala na automatyzację wielu zadań związanych z tymi procesami, takich jak nadzorowanie terminów płatności, wysyłanie przypomnień o płatnościach oraz generowanie monitów. Dzięki temu, firmy mogą efektywniej zarządzać swoim przepływem finansowym oraz ograniczyć ryzyko związane z wystąpieniem nieuregulowanych płatności.
5. Zarządzanie zobowiązaniami podatkowymi
Tradycyjnie, zadania związane z zarządzaniem zobowiązaniami podatkowymi wymagają wielu ręcznych operacji, takich jak zbieranie, analizowanie i przetwarzanie danych z różnych źródeł, wypełnianie deklaracji podatkowych, monitorowanie terminów płatności oraz komunikacja z urzędami skarbowymi. Wprowadzenie robotów do procesów zarządzania zobowiązaniami podatkowymi może znacznie usprawnić ten obszar działalności. Roboty mogą automatycznie zbierać, analizować i kategoryzować dane podatkowe z różnych systemów i źródeł, co eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania danych przez pracowników. Mogą także automatycznie generować deklaracje podatkowe na podstawie zebranych informacji, świetnie sprawdzą się w procesach opartych na przeklejaniu danych, a także wysyłce wiadomości z odpowiednimi załącznikami.
Wprowadzenie RPA (Robotic Process Automation) przynosi rewolucyjne zmiany w działach finansowych i księgowych, zwiększając efektywność, dokładność i szybkość przetwarzania danych oraz uwalniając pracowników od skupienia się na strategicznych aspektach swojej pracy. Automatyzując rutynowe zadania, takie jak księgowanie faktur i wyciągów bankowych pracownicy mogą spędzić więcej czasu na analizowaniu danych, identyfikowaniu trendów i podejmowaniu strategicznych decyzji biznesowych. RPA eliminuje konieczność ręcznego przetwarzania danych, znacznie skracając czas realizacji zadań i zmniejszając ryzyko błędów. Dodatkowo RPA pozwala na integrację różnych systemów i narzędzi, pozwalając na bardziej efektywną wymianę informacji pomiędzy różnymi działami organizacji, przyczyniając się do większej synergii i wewnętrznej współpracy. Dzięki temu automatyzacja procesów z wykorzystaniem RPA jest ważnym narzędziem wsparcia działów finansowo-księgowych, pozwalającym efektywniej wykorzystywać zasoby do realizacji strategicznych celów biznesowych.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu listy procesów finansowo-księgowych, które można zrobotyzować w Twojej organizacji? Skontaktuj się z naszym ekspertem i umów bezpłatną konsultację dotyczącą wdrożenia RPA.